Opći uvjeti poslovanja u Centralnom laboratoriju

1. SVRHA

Svrha ovog dokumenta je propisati Opće uvjete poslovanja u Centralnom laboratoriju (dalje u tekstu: Opći uvjeti) između BICRO BIOCentra d.o.o. (u daljnjem tekstu: BIOCentar) kao davatelja usluga, te naručitelja usluga (dalje u tekstu: Naručitelj), kao korisnika usluga, u vezi s ugovornim uslugama koje se pružaju u Centralnom laboratoriju, a koje su predmet ovih Općih uvjeta.

2. PODRUČJE PRIMJENE

Ovaj postupak se primjenjuje u Centralnom laboratoriju BIOCentra, a odnosi se na ponudu BIOCentra (dalje u tekstu: Ponuda), te ugovorni odnos koji nastane prihvatom ponude BIOCentra od strane Naručitelja usluge, te čine sastavni dio predmetnih akata, odnosno ugovornih odnosa.

3. PREDMET OPĆIH UVJETA

Usluge Centralnog laboratorija mogu uključivati: dizajniranje eksperimenata, razvoj/transfer/validaciju metoda, provedbu specifičnog eksperimenta/analize, postupke savjetovanja, tumačenja rezultata i edukaciju. Također mogu uključivati i sve druge Usluge Centralnog laboratorija koje BIOCentar obavlja za Naručitelja, a za koje BIOCentar ima registriranu djelatnost i koje usluge BIOCentar može pružiti Naručitelju sukladno zahtjevu istoga (dalje u tekstu sve zajedno: Usluge).

Centralni laboratorij BIOCentra je znanstveno-istraživački laboratorij koji nije akreditiran od strane državnih (npr. HAA akreditiranje prema ISO17025) ili stručnih regulatornih tijela (npr. HALMED certificiranje u skladu s dobrom laboratorijskom praksom, GLP) te ne može izdavati certifikat analize.

4. OBVEZE NARUČITELJA U ODNOSU NA DOSTAVU PODATAKA, UZORAKA TE ODVIJANJE UREDNE SURADNJE

4.1.      Naručitelj Usluge mora biti poslovno sposobna fizička ili pravna osoba.

4.2.      Naručitelj je dužan na zahtjev BIOCentra predočiti sve informacije koje BIOCentar može smatrati potrebnima radi sastavljanja Ponude, odnosno izrade ugovora, te odvijanje uredne suradnje. Za sastavljanje Ponude, odnosno izrade ugovora potrebno je dostaviti identifikacijske podatke: ime Naručitelja i ovlaštene (kontakt) osobe, naziv tvrtke, sjedište, adresu, OIB te kontakt broj telefona i e-mail adresu. O svim promjenama u navedenim podacima Naručitelj je dužan u roku od 7 dana od dana nastanka promjene izvijestiti BIOCentar. Ako Naručitelj ne izvijesti BIOCentar o promjeni osobnih ili identifikacijskih podataka u predviđenom roku, Naručitelj je suglasan da se dostava Ponude, odnosno ugovora, rezultata analiza/izvještaja ili proizvoda u ugovorenom obliku kao i dostava računa smatra izvršenom slanjem na posljednje dostavljene osobne ili identifikacijske kontakt podatke.

Osim identifikacijskih i osobnih podataka Naručitelj je dužan BIOCentru dostaviti i sve podatke vezane uz vrstu Usluge koju želi naručiti od BIOCentra. Naručitelj može preuzeti popis Usluga koje BIOCentar pruža sa internetskih stranica BIOCentra.

4.3.      Komunikacija između BIOCentra i Naručitelja može se odvijati uživo putem poslovnog sastanka uz vođenje zapisnika, telefonskim putem, putem e-mail korespondencije te putem audio ili video komunikacijskih kanala.

4.4.      Naručitelj je dužan za cijelo razdoblje trajanja suradnje, koje uključuje vrijeme pregovaranja u svrhu zasnivanja ugovornog odnosa te vrijeme trajanja ugovornog odnosa, odrediti jednu ili više ovlaštenih osoba (kontakt osoba) koja će zastupati Naručitelja (dalje u tekstu: ovlaštena osoba). Ovlaštena osoba je odgovorna za pružanje potrebnih informacija o Uslugama koje Naručitelj zahtijeva od BIOCentra, kako bi BIOCentar mogao pružiti adekvatnu Uslugu. BIOCentar će od ovlaštene osobe, i to već u početku pregovaranja kod zasnivanja ugovornog odnosa, primati upute i naloge smatrajući da su isti u cijelosti odraz volje Naručitelja. U slučaju da tijekom suradnje dođe do promjene ovlaštene osobe, Naručitelj je o istome dužan hitno i bez odlaganja u pisanom obliku obavijestiti BIOCentar. Naručitelj je dužan voditi računa da izraz volje ovlaštene osobe odgovara stvarnoj volji Naručitelja, kako BIOCentar ne bi imao poteškoće u ispunjavanju svojih obveza prema Naručitelju u slučaju različitog očitovanja volje Naručitelja putem različitih ili pak neovlaštenih osoba. BIOCentar će postupati isključivo i u skladu s uputama ovlaštene osobe. Do obavijesti Naručitelja da se ovlaštena osoba promijenila BIOCentar će postupati isključivo po uputama odgovorne osobe.

4.5.      Naručitelj se obvezuje surađivati s BIOCentrom kako bi BIOCentar mogao zatražene i ugovorene Usluge izvršiti na vrijeme, i to na način da će BIOCentru dostaviti sve dogovorene materijale, dokumente, podatke, uzorke, kemikalije i ostalo kako bi BIOCentar mogao pravovremeno započeti s realizacijom ugovorene Usluge. Naručitelj se obvezuje da će omogućiti BIOCentru pristup svim potrebnim informacijama odnosno sustavima, a koji su BIOCentru potrebni za izvršenje ugovorene Usluge.

4.6.      Naručitelj je dužan održavati komunikaciju s BIOCentrom kako bi BIOCentar mogao izvršiti ugovorne Usluge na vrijeme. Ukoliko BIOCentar zatraži Naručitelja dodatne informacije, materijale, dokumente, podatke, uzorke, kemikalije i ostalo za vrijeme trajanja Usluge, Naručitelj je dužan u roku od 2 radna dana od primitka obavijesti od BIOCentra, BIOCentru dostaviti pismeno očitovanje o istom. Vrijeme reakcije je uračunato u rokove koje obvezuju BIOCentar u vezi s završetkom Ugovornog posla. Ako Naručitelj ne bude odgovarao na obavijesti ili upite BIOCentra u za to određenom roku, rok završetka ugovornog roka se produžava, i to za onoliko vremena za koliko je Naručitelj prekoračio svoje predviđeno vrijeme dostave povratne informacije BIOCentru. Rok završetka Ugovornog posla se produžava i u slučaju bilo kakvog odstupanja od redovitog postupka provedbe analize (primjerice uslijed učestalih izmjena uputa Naručitelja, uslijed kvara instrumenta i sl.) te u slučaju više sile.

5. ZASNIVANJE I VRSTE UGOVORNOG ODNOSA

5.1.      BIOCentar će Naručitelju na zahtjev i sukladno prethodnim pregovorima dostaviti informativnu Ponudu koja će sadržavati sve bitne elemente ugovora, tako da trenutkom prihvata iste u roku valjanosti od strane Naručitelja, nastaje ugovorni odnos. Naručitelj putem e-maila potvrđuje prihvat ponude ili putem slanja Narudžbenice. U sadržaju Ponude navedeno je da će sastavni dio ugovornog odnosa biti ovi Opći uvjeti poslovanja BIOCentra. U slučaju neslaganja između odredbi Ponude i ovih Općih uvjeta, prednost će imati odredbe Ponude, a potom odredbe ovih Općih uvjeta.

5.2.      Pored ugovornih odnosa koji su nastali prihvatom Ponude i opisani su u članku 5.1. ovih Općih uvjeta, BIOCentar može na zahtjev Naručitelja, a jednako tako i kada sam procijeni da je potrebno, s Naručiteljem sklopiti pisani ugovor bez prethodno dostavljene Ponude ili pak ugovore u kojima će Ponuda biti sastavni dio.

5.3.      U slučaju ugovornog odnosa iz članka 5.2. ovih Općih uvjeta i to ugovornog odnosa koji se temelji na sklopljenom ugovoru bez prethodno dostavljene Ponude vrijede uvjeti navedeni u predmetnom ugovoru te će u slučaju neslaganja između odredbi ugovora i Općih uvjeta prednost imati odredbe ugovora, a potom ovi Opći uvjeti.

5.4.      U slučaju ugovornog odnosa iz članka 5.2. ovih Općih uvjeta i to ugovornog odnosa koji se temelji na sklopljenom ugovoru kojeg je ponuda sastavni dio, s tim da u tom slučaju ugovorni odnos nastaje u trenutku sklapanja ugovora, odnos važenja je uređen na način da će u slučaju suprotnosti između odredbi Ponude, ugovora i ovih Općih uvjeta prednost imati odredbe ugovora, potom Ponude, te na kraju odredbe ovih Općih uvjeta. Vezano na naprijed navedeno, Naručitelj je dužan odmah prilikom primitka Ponude obavijestiti BIOCentar kako inzistira na sklapanju ugovora, te ne želi da ugovorni odnos nastane prihvatom Ponude, a jednako tako BIOCentar je dužan voditi računa da se u primjerenom roku pristupi zaključenju ugovora jer ponuda u tom slučaju ima samo ulogu priloga ugovora.

5.5.      Opće uvjete Naručitelj može preuzeti sa internetskih stranica BIOCentra.

6. UVJETI PLAĆANJA USLUGA

6.1.      BIOCentar obavlja Usluge u vlastitim poslovnim prostorima. Izlazak kod Naručitelja u svrhu obavljanja dijela Usluge naplaćuje se sukladno Ponudi koju BIOCentar izdaje temeljem dostavljenog upita za ponudu za svaku pojedinu uslugu, osim ako je drukčije utvrđeno ugovornim odnosom.

6.2.      BIOCentar izdaje Naručitelju račun nakon završetka ugovorne obveze, a obračunava se prema stvarno izvršenim Uslugama. U slučaju dugotrajnih eksperimenata, račun se izdaje u skladu s dinamikom plaćanja, odnosno po izvršenim, unaprijed utvrđenim etapama definiranim u ugovornom odnosu ili koje su navedene na Ponudi. Račun se izdaje sa specifikacijom Usluga i naznakom datuma dospijeća do kojeg je Naručitelj dužan podmiriti račun. Za Usluge nabave kemikalija ili opreme, i usluge koje BIOCentar u dogovoru s Naručiteljem ugovoriti s vanjskim izvršiteljem (treća stranka), Naručitelj plaća prije njihovog izvršenja, sukladno uvjetima koji su navedeni u Ponudi ili utvrđeni ugovorom. Predujam u svrhu početka pružanja Usluga Naručitelj će platiti BIOCentru sukladno uvjetima utvrđenim ugovornom odnosu, kao i u rokovima i na način utvrđen ugovornim odnosom. BIOCentar zadržava pravo promjene cijene usluge za dugotrajne eksperimente ukoliko dođe do promjene cijene kemikalija i potrošnog materijala ili bilo kojeg drugog dijela usluge koju BIOCentar nabavlja od treće strane. U tom slučaju BIOCentar o promjeni obavještava Naručitelja i šalje mu novu Ponudu za uslugu s promijenjenom cijenom.

Za Usluge unutar programa BIOEdukacija, BIOCentar izdaje ponudu prije izvršenja usluge, a Naručitelj plaća Uslugu prije njenog izvršenja (predujmom, po ponudi), sukladno uvjetima koji su navedeni u Ponudi ili utvrđeni ugovorom. Račun za izvršenu uslugu BIOCentar izdaje po završetku edukacije.

6.3.      BIOCentar Naručitelju sve račune dostavlja poštom, putem servisa za dostavu e-računa ili putem e-mail pošte ukoliko to Naručitelj zatraži. Naručitelj je dužan osigurati točnost i dostupnost svoje službene fizičke i e-mail adrese.

6.4.      Pritužbe u pogledu iznosa iz računa moraju se podnijeti BIOCentru u pisanom obliku u roku od 3 radna dana od dana zaprimanja računa. BIOCentar je dužan na prigovor odgovoriti u roku od 30 dana. U slučaju izostanka prigovora, smatrati će se da Naručitelj u cijelosti prihvaća račun.

7. OBVEZE BIOCENTRA U ODNOSU NA DOSTAVU REZULTATA I PODATAKA

7.1.      BIOCentar po završetku ugovornog posla dostavlja rezultate Naručitelju u obliku standardnih ispisa s instrumenta ili proizvod u ugovorenom obliku. Naručitelj može zatražiti detaljan izvještaj analize koji uključuje i interpretaciju rezultata, izradu tablica, slika, detaljan opis materijala i metoda ili statističku obradu rezultata. Detaljan izvještaj naplaćuje se sukladno Ponudi, osim ako je drukčije utvrđeno ugovornim odnosom.

7.2.      BIOCentar po završetku ugovornog posla vraća Naručitelju sav materijal i svu dokumentaciju koju je dobio od Naručitelja na korištenje, ali zadržava pravo zadržati određenu količinu izvornog ili proizvedenog uzorka/materijala u slučaju potrebe eventualnog naknadnog vještačenja.

8. OTKLANJANJE NEDOSTATAKA I ISKLJUČENJE ODGOVORNOSTI

8.1.      BIOCentar pruža Usluge Naručitelju sukladno odredbama važećih propisa u Republici Hrvatskoj, odnosno sukladno obvezama iz ugovornog odnosa. BIOCentar se obvezuje sve Usluge obavljati profesionalno, stručno i pravovremeno.

8.2.      BIOCentar neće odgovarati za štetu bilo koje vrste koja nastaje uslijed tehničkih smetnji tijekom korištenja Usluga BIOCentra, štetu nastalu zbog neadekvatnog skladištenja uzoraka/materijala prije dostave do BIOCentra, štetu nastalu zbog fizičkog ograničenja rada instrumentacije koje je opisano u specifikacijama instrumenata, te štetu nastalu uslijed bilo kojih drugih razloga, osim za štetu nastalu grubom nepažnjom osoblja BIOCentra.

8.3.      Naručitelj ima rok od 15 (slovima: petnaest) kalendarskih dana za prijavu nedostataka u pisanom obrazloženju, i to od trenutka kada Naručitelj zaprimi naručeni rezultat/izvještaj/proizvod. BIOCentar se obvezuje ukloniti sve vidljive prijavljene nedostatke u najkraćem mogućem roku.

8.4.       Vidljivim nedostatkom neće se smatrati bilo kakvo odstupanje dobivenog rezultata analize ili izvršene usluge od onoga koji je bio očekivani rezultat analize od strane Naručitelja.

8.5       Ako se Naručitelj ne očituje tijekom roka od 15 dana, smatra se da Naručitelj nema primjedbi na Uslugu.

9. PRESTANAK UGOVORNOG ODNOSA

9.1       Postupak provedbe Usluga Centralnog laboratorija okončan je kada je BIOCentar isporučio sve ugovorene rezultate analiza/izvještaje/proizvod, osim u slučaju drukčijeg očitovanja Naručitelja. BIOCentar će Naručitelju vratiti sav materijal i svu dokumentaciju koju je dobio od Naručitelja na korištenje, ali zadržava pravo zadržati određenu količinu izvornog uzorka/materijala u slučaju potrebe eventualnog naknadnog vještačenja.

9.2.      Rok provedbe Usluga Centralnog laboratorija utvrđuju se Ponudom odnosno ugovornim odnosom, kao i okolnosti za produžavanje roka.

10. POSEBNI UVJETI VEZANI ZA USLUGE CENTRALNOG LABORATORIJA

10.1.    Usluge Centralnog laboratorija iz ovih Općih uvjeta jesu usluge koje mogu uključivati: dizajniranje eksperimenata, razvoja/transfera/validacije metoda, provedbu specifičnog eksperimenta/analiza, postupke savjetovanja, tumačenja rezultata i edukacije. Naručitelj može preuzeti popis Usluga koje BIOCentar pruža sa internetskih stranica BIOCentra.

10.2.    Ukoliko je za izvršenje Usluge BIOCentra potreban prijem uzoraka/materijala od Naručitelja, postupak prijema uzoraka/materijala u Centralni laboratorij je reguliran internom radnom uputom BIOCentra. Prijem obuhvaća utvrđivanje općeg stanja zaprimljenog uzoraka/materijala, uvođenje na evidencijsku listu zaprimanja uzoraka/materijala i pohranu u skladu s propisanim uvjetima čuvanja uzorka/materijala. Ako rezultat vizualnog pregleda nije zadovoljavajući pokreće se postupak reklamacije prema Naručitelju sa ciljem zamjene neodgovarajućeg uzorka/materijala.

10.3.    Kako bi BIOCentar mogao pristupiti postupcima dizajniranja eksperimenata, razvoja/transfera/validacije metoda ili provedbe specifičnog eksperimenta/analiza, Naručitelj mora jasno obrazložiti BIOCentru kakav tip Usluge želi te predati BIOCentru sve potrebne informacije i dokumentaciju koju BIOCentar zatraži. BIOCentar na temelju dobivenih informacija kreira dizajn i tijek eksperimenata te prijedlog provedbe predstavlja Naručitelju.

Ukoliko kreiranje studije (dizajn i tijek eksperimenata) uključuje dulji istraživački rad koji podrazumijeva pretragu literature, osmišljavanje analiza i vremenski plan razvoja proizvoda, BIOCentar može izdati ponudu za uslugu dizajna studije koja prethodi provedbi studije i eksperimenata koji su planirani studijom.

Naručitelj ima pravo tražiti izmjene dizajna/eksperimenta, ali mora naznačiti točne kriterije i razlog, a sve u pisanom obliku. BIOCentar će prihvati izmjene ukoliko je moguće provesti takav izmijenjeni eksperiment u Centralnom laboratoriju. BIOCentar će izraditi Ponudu te krenuti s postupkom pripreme/nabavku materijala za izvedbu eksperimenta nakon što Naručitelj prihvati Ponudu. Standardne te specifične kemikalije i potrošni materijal Naručitelj može naručiti zasebno te dostaviti BIOCentru, u tom slučaju BIOCentar neće Naručitelju naplatiti utrošak navedenih kemikalija i potrošnog materijala za provedbu Usluge. U slučaju da Naručitelj nakon trenutka prihvata Ponude bude ponovno zahtijevao izmjenu ili drukčiju Uslugu, BIOCentar ima pravo dodatno naplatiti bilo koju radnju u smjeru daljnjih zahtjeva Naručitelja.

10.4.    BIOCentar nema obvezu educirati Naručitelja za korištenje tehnologija i alata koje BIOCentar ne proizvodi. Pravo na edukaciju za korištenje onih tehnologija i alata koje BIOCentar koristi regulira se sklapanjem zasebnog ugovora.

11. ČUVANJE I UPOTREBA PODATAKA O NARUČITELJU

11.1.    BIOCentar čuva sve podatke o Naručitelju kao poslovnu tajnu, uz sljedeće iznimke:

  • tvrtku (ime) i sjedište (adresu) Naručitelja može javno objaviti na popisu svojih korisnika i na svojoj referentnoj listi;
  • tvrtku (ime) i sjedište (adresu) Naručitelja može upotrijebiti pri izradi raznih popisa za slanje komercijalnih obavijesti Naručitelja putem pošte;
  • tvrtku (ime) i adresu elektroničke pošte Naručitelja odnosno korisnika može upotrijebiti pri izradi raznih popisa za slanje komercijalnih obavijesti naručitelju odnosno korisniku putem elektroničke pošte.

11.2.    BIOCentar neće trećim osobama prosljeđivati podatke o Naručitelju koje mu je Naručitelj ustupio prilikom sklapanja ugovora. BIOCentar neće osobne podatke davati na korištenje drugim Naručiteljima niti ih obrađivati za bilo koju drugu svrhu osim ugovorene, odnosno one za koju je dao privolu.

11.3.    Naručitelj Usluge, odnosno korisnik, pisanim putem mora obavijestiti BIOCentar o svojoj nesuglasnosti za korištenje gore navedenih podataka pri čemu ista ima učinak zabrane korištenja za pružatelja usluge.

11.4.    Naručitelj je dužan u roku od 2 dana javiti BIOCentru svaku promjenu podataka. U slučaju da Naručitelj ne obavijesti pružatelja usluge o promjeni podataka, nositelj ugovorne obveze pravilno i valjano izvršava ugovor na osnovi podataka kojima raspolaže.

11.5.    Osobni podaci Naručitelja, odnosno korisnika prikupljaju se, čuvaju i obrađuju u skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka 2016/679 te u skladu sa svim važećim propisima u Republici Hrvatskoj.

11.6.    Brisanje podataka iz baze BIOCentra, koje je Naručitelj ustupio, moguće je na izričit pisani zahtjev.

12. ČUVANJE I UPOTREBA DOSTAVLJENIH I/ILI PROIZVEDENIH UZORAKA I REZULTATA ANALIZE

12.1.    Vremenski rok za čuvanje instrumentalnih („sirovih“) podataka i rezultata analize je do tri godine od provedene analize, osim ako nije drugačije navedeno u ugovoru s Naručiteljem.

12.2.    Vremenski rok za čuvanje uzoraka je 30 dana od provedene analize, osim ako nije drugačije navedeno u ugovoru s Naručiteljem.

12.3.    BIOCentar se izuzima od odgovornosti ako do kašnjenja ili nemogućnosti obavljanja usluge dođe zbog događaja ili okolnosti van kontrole izvršitelja, uključujući ograničavanje poslovanja od strane Državne vlasti, u slučaju rata, revolucije, puča, prirodnih nepogoda kao što su požar, potres, poplava („Viša sila“).

BIOCentar i Naručitelj se obvezuju da će suprotnu stranu pismeno obavijestiti o postojanju „Više sile“ unutar 3 dana od nastanka okolnosti.

Odgađanje ili neprovođenje dogovorene Usluge zbog „Više sile“ opravdava raskid ugovora ili zahtjev za umanjenje obveza pismenim putem, bilo koje od uključenih strana.